Засади використання автоматизованої системи документообігу Балаклійського районного суду Харківської області

                                                                                                                                                            Затверджено

                                                                                                                                                            рішенням зборів суддів

                                                                                                                                                            Балаклійського районного суду Харківської області

                                                                                                                                                            від 20 серпня 2015 року №4;

                                                                                                                                                            з змінами і доповненнями, внесеними згідно протоколу

                                                                                                                                                            зборів суддів Балаклійського районного суду

                                                                                                                                                            Харківської області від 27.12.2016 р. № 6);

                                                                                                                                                            із змінами і доповненнями, внесеними рішеннями

                                                                                                                                                            зборів суддів Балаклійського районного суду

                                                                                                                                                            Харківської області від 20.04.2017 року № 11;

                                                                                                                                                            із змінами і доповненнями, внесеними  рішенням

                                                                                                                                                            зборів судді Балаклійського районного суду

                                                                                                                                                            Харківської області від 22.09.2018 року № 14;

                                                                                                                                                            від 28.12.2018 року № 19;

                                                                                                                                                            із змінами і доповненнями, внесеними  рішенням

                                                                                                                                                            зборів судді Балаклійського районного суду

                                                                                                                                                            Харківської області від 04.01.2022 року № 1;

                                                                                                                                                           із змінами, внесеними  рішенням

                                                                                                                                                            зборів судді Балаклійського районного суду

                                                                                                                                                            Харківської області від 04.09.2023 року № 3.

Засади використання автоматизованої системи документообігу Балаклійського районного суду Харківської області.

I. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення,  Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25(далі –Положення), Інструкції з діловодства  у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді  АР Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженою наказом ДСА України від 17.12.2013 №173 (далі – Інструкція).

1.1.                  Предмет регулювання

• Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється цими Засадами відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", Положення та інших нормативно-правових актів.
• Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.
• Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.
• Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду (Далі –автоматизована система) в Балаклійському районному суді Харківської області. Питання щодо функціонування автоматизованої системи, котрі не врегульовані цими Засадами вирішуються та регулюються Положенням, Інструкцією та відповідним законодавством, що діє у цій сфері.

1.2.                  Визначення термінів

• Наведені у Засадах терміни вживаються в значенні, наведеному у Положенні.

II. Порядок функціонування автоматизованої системи

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді.

2.1.                  Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

• Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду або керівника апарату суду.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

• Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та Положенням інформацію.
• Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.
• Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
• Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

2.2.                  Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

• Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
• На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.
• Дата реєстрації та вхідний номер документа формуються автоматизованою системою автоматично.
• Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 512/362/15.

• Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
• Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

• Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

2.3.        Розподіл судових справ між суддями

• Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
• У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.

розподіл судових справ черговому судді згідно графіка затвердженого головою суду.

• Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
• Для прийому, реєстрації судових справ і матеріалів, якісного та оперативного їх розгляду встановити наступне.
• Справи з індексом «1-кс» автоматично розподіляти за допомогою КП «Д-3» серед слідчих суддів (крім справ щодо вирішення питання про відвід слідчому судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово – розглядає інший суддя, визначений автоматично з числа всіх працюючих суддів) . Справи з індексом «1-кс» по одному і тому ж кримінальному провадженню розподіляються одному і тому ж судді. У разі переведення судді до іншого суду, припинення повноважень, тимчасової неможливості здійснювати  функції правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою відповідно до Положень про автоматизовану систему документообігу суду тощо) суддею який приймав рішення проводити автоматичний розподілу судових справ за допомогою КП «Д-3». У разі, якщо справи з індексом «1-кс»  по цьому кримінальному провадженню розглядались декількома суддями  -  розподіляти справу судді, який розглядав справу з індексом «1-кс» по цьому кримінальному провадженню останнім.
• Подання про застосування запобіжного заходу у виді тримання під вартою щодо осіб, затриманих в порядку ст. 208 КПК України приймаються та реєструються цілодобово включаючи вихідні, святкові та неробочі дні.

Прийом та реєстрація справ з індексом «1-кс» від правоохоронних органів (крім справ щодо обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою) здійснюється в робочий час в робочі дні та розподіляються автоматично.

У виключних випадках, у справах про тяжкі та особливо тяжкі злочини, за письмовою резолюцією голови суду, або особи яка виконує його обов’язки можуть бути прийняті, зареєстровані та розподілені згідно графіка, затвердженого головою суду у вихідні, святкові та неробочі дні справи  від правоохоронних органів з індексом «1-кс», не пов’язані із застосуванням запобіжного заходу у виді тримання під вартою осіб, затриманих в порядку ст. 208 КПК України, а саме:

• клопотання про призначення експертизи;
• клопотання про тимчасовий доступ до речей і документів;
• клопотання щодо обшуку;
• клопотання щодо негласних слідчих дій види яких, передбачені ч.2 ст. 246 КПК України;
• клопотання про арешт майна;
• клопотання про відсторонення від посади;
• клопотання про накладення грошового стягнення;
• клопотання про тимчасове обмеження у користуванні спеціальним правом;
• клопотання щодо здійснення приводу;
• клопотання про обрання запобіжних заходів, передбачених ст. 176 КПК України;
• клопотання про дозвіл на затримання особи;
• інші види заходів забезпечення кримінального провадження, передбачені ст. 131 КПК України».

(Підпункт 2.3.6 пункту 2.3 зі змінами внесеними  згідно рішення зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 22.09.2018 р. № 14)

• З метою забезпечення умов для виконання як обов’язків судді, так і обов’язків за адміністративними посадами, враховуючи час, який витрачається на вирішення адміністративних питань, затвердити та ввести в дію з 01 січня 2017 року таблицю відсотків справ, що підлягають розгляду суддею у разі виконання ним інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя (додаток 1).

(Підпункт 2.3.7 пункту 2.3 зі змінами внесеними  згідно протоколу зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 27.12.2016 р. № 6)

• Ввести в дію з 21 серпня 2015 року таблицю коефіцієнтів складності кримінальних, цивільних, адміністративних  та інших категорій судових справ, що використовуються при автоматичному розподілі справ і матеріалів (додаток 2).
• Встановити, що справи з індексом «1-вп», «2-в», «2-ав», «2-ар», «2-аво», «2-адр», «2-р», «2-во», «2-др», «2-п», «2-асз» «2-сз», «3-в», «6», «6-а», «4-с», передавати на розгляд судді (суддю призначити вручну), який  виносив рішення (в провадженні якого перебуває справа). У разі переведення судді, який приймав рішення, до іншого суду, припинення повноважень, проводити автоматичний розподілу судових справ за допомогою КП «Д-3». У разі тимчасової неможливості здійснювати  функції правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподіл судових справ перед відпусткою тощо) строком більше ніж 2 місяці з дня настання відповідних обставин (відповідно до табелю робочого часу), проводити автоматичний розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3».»

У справах з індексами  «6», «6-а» за поданням (заявою) про тимчасове обмеження боржника у праві виїзду за межі України, у разі тимчасової неможливості здійснювати функції правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою тощо) суддею, який виносив рішення ( в провадженні якого перебуває справа) проводити автоматичний розподіл у день надходження справи.

(Підпункт 2.3.9 пункту 2.3 доповнено абзацом другим згідно рішення зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 20.04.2017 р. № 11)

• Встановити, що справи про адміністративні правопорушення направлені для належного оформлення після повернення до суду  розглядаються суддею, який виносив рішення про направлення справи (суддю призначати вручну). У разі тимчасової неможливості здійснювати функції правосуддя  (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду тощо) суддею, який приймав рішення про направлення справи для належного оформлення проводити автоматичний розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3»».
• Встановити, що при розподілі справ про адміністративні правопорушення при одночасному ( протягом одного робочого дня) надходженні справ щодо однієї особи - розподіл другої та наступних справ проводиться судді, якому автоматично розподілена перша справа. Уразі  надходження адміністративних справ щодо однієї особи не в один день - проводити автоматичний розподіл  за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

(Підпункт 2.3.11 пункту 2.3 зі змінами внесеними  згідно рішення зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 20.04.2017 р. № 11)

• Встановити, що справи з індексом «1-в», «5», передавати на розгляд судді (суддю призначити вручну) який  виносив рішення (в провадженні якого перебуває справа ).

У разі переведення судді до іншого суду, припинення повноважень, тимчасової неможливості здійснювати  функції правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою відповідно до Положень про автоматизовану систему документообігу суду, кримінальна справа(провадження) розглядалась не Балаклійським районним судом тощо) суддею який приймав рішення проводити автоматичний розподілу судових справ за допомогою КП «Д-3».

У разі одночасного надходження подань щодо однієї особи про звільнення від відбування покарання та про встановлення адміністративного нагляду  (індекси 1-в, спочатку реєструється подання про звільнення від відбування покарання та проводиться автоматичний розподіл  за допомогою автоматизованої системи документообігу. Після цього реєструється подання про встановлення адміністративного нагляду та передається судді, якого визначено за допомогою автоматизованої системи документообігу у справі за поданням про звільнення від відбування покарання щодо цієї особи.»

(Підпункт 2.3.12 пункту 2.3 зі змінами внесеними  згідно рішення зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 20.04.2017 р. № 11)

• Встановити, що всі судові справи з індексами «1-кп», «1-кд», «1-о», «2-с»,»1-м», «2», «2-а», «2-д», «2-ад», «2-н», 2-о», «3», «2-к», «8», «8-а», автоматично розподіляються за допомогою КП «Д-3»».
• Враховуючи певні ускладнення при організації розгляду справ, які потребують невідкладного розгляду (справи про адміністративні правопорушення, по яким статті КУпАП передбачають обов’язкову присутність особи яка притягується до відповідальності) встановити чергування суддів і зазначені матеріали розподіляти черговому судді згідно графіка затвердженого головою суду, а у разі не затвердження такого графіка, зазначені матеріали автоматично розподіляти за допомогою КП «Д-3» серед всіх працюючих суддів.
  

  (Підпункт 2.3.14 пункту 2.3 зі змінами внесеними згідно рішення зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 04.09.2023 р. № 3)

• Справи з індексами «2-аз», «2-з» , «2-азз», «2-зз», передавати на розгляд судді, який  розглядає справу (суддю призначити вручну). У разі  якщо провадження в справі не відкрито ( справа відсутня в суді), переведення судді до іншого суду, припинення повноважень, тимчасової неможливості здійснювати  функції правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою відповідно до Положень про автоматизовану систему документообігу суду тощо) суддею який приймав рішення проводити автоматичний розподілу судових справ за допомогою КП «Д-3».
• Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

 - за два місяці до закінчення повноважень судді (крім випадків викладених в пункті 2.3.9. Засад);

- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів) (крім випадків викладених в пункті 2.3.9. Засад);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів (крім випадків викладених в пункті 2.3.9. Засад);

- у період відпустки судді (крім випадків викладених в пункті 2.3.9. Засад);

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (крім випадків викладених в пункті 2.3.9. Засад);

- під час тимчасової непрацездатності судді (крім випадків викладених в пункті 2.3.9. Засад);

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду) (крім випадків викладених в пункті 2.3.9. Засад);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду) (крім випадків викладених в пункті 2.3.9. Засад);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

- дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

(Підпункт 2.3.16 пункту 2.3 зі змінами внесеними  згідно рішення зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 20.04.2017 р. № 11)

• Інші питання розподілу судових справ, які не врегульовані Засадами та Положенням вирішувати відносно Правил поєднання судових справ з довідника КП «Д-3».

(Підпункт 2.3.17 пункту 2.3 зі змінами внесеними  згідно рішення зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 20.04.2017 р. № 11)

• Формування колегій

Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності). Після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) автоматично визначається склад колегії суддів.

У разі коли обвинуваченим у вчиненні злочину, за який передбачене покарання у виді довічного позбавлення волі, заявлено клопотання про розгляд кримінального провадження стосовно нього судом присяжних, автоматизованою системою визначається до складу такого суду два професійних судді шляхом включення до нього головуючого та одного із суддів зі складу колегії суддів, визначених автоматично.

У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею (суддею-доповідачем) у судовій справі, то заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється автоматично за допомогою автоматизованої системи.

Визначення присяжних

• У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.

Результатом визначення присяжних є протокол автоматичного визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Процес визначення присяжних встановлено у п.2.5 Положення.

 (Підпункт 2.3.20 пункту 2.3 виключено  згідно рішення зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 20.04.2017 р. № 11)  

2.4.                  Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

• У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків .

• У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

2.5.                  Надання інформації про стан розгляду судових справ

• На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника.

• Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
• Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).
• На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

список судових справ, призначених до розгляду

список апеляційних скарг

список автоматично розподілених судових справ

інформація щодо стадій розгляду судових справ.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

2.6.                  Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах

• Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

2.7.                  Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

• Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
• Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

2.8.                  Підготовка статистичних даних

• Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України (для місцевих та апеляційних судів), у порядку, встановленому зборами відповідного суду (для вищих спеціалізованих судів та Верховного Суду України).
• Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

2.9.                  Передача судових справ до електронного архіву

• До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

III. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

• Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
• Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
• Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
• Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
• Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
• Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

Ці Засади набирають чинності з дня його затвердження Зборами судів Балаклійського районного суду Харківської області та діють до їх скасування або викладення в іншій редакції.

Додатки:

• Таблиця відсотків справ, що підлягають розподілу суддям Балаклійського районного суду Харківської області у разі виконання ними інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя.
• Таблиця коефіцієнтів складності кримінальних, цивільних, адміністративних справ, що використовуються при автоматичному розподілі.
• (Пункт 3 виключено згідно рішення зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 20.04.2017 р. № 11)

Додаток 1

Таблиця відсотків справ, що підлягають розподілу суддям

Балаклійського районного суду Харківської області у разі виконання ними інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя.

(Додаток 1 в редакції згідно рішення зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 04.01.2022 р. № 1)

Додаток 2

Таблиця коефіцієнтів складності кримінальних, цивільних, адміністративних справ, що використовуються при автоматичному розподілі справ і матеріалів