Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
|
|
Затверджено рішенням зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 31.03.2025 № 1 |
Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39 (далі –Положення), Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814 (далі – Інструкція).
1.1.1 Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється цими Засадами відповідно до законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.
1.1.2 Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.
1.1.3 Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.
1.1.4 Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду (Далі –автоматизована система) в Балаклійському районному суді Харківської області. Питання щодо функціонування автоматизованої системи, котрі не врегульовані цими Засадами вирішуються та регулюються Положенням, Інструкцією та відповідним законодавством, що діє у цій сфері.
1.2.1 Наведені у Засадах терміни вживаються в значенні, наведеному у Положенні.
Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді.
2.1.1 Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду або керівника апарату суду.
Електронні примірники наказів голови суду та керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.1.2 Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та Положенням інформацію.
2.1.3 Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
2.1.4 Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.1.5 Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
2.2.1 Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.
2.2.2 На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа.
Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.
До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.
2.2.3 Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
2.2.4 Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції, а в разі надходження заяви про визначення підсудності, поданої до пред'явлення позову, - в суді, до якого надійшла така заява. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 512/362/15.
2.2.5 Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства суду.
2.2.6 Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
2.2.7 Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.
2.3.1 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
2.3.2 Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
2.3.3 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
2.4.1 Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
2.4.2 Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.
2.5.1 Встановити, що всі судові справи з індексами «1-кп», «1-кд», «1-м», «2-с», «2», «2-а», «2-д», «2-ад», «2-н», 2-о», «2-к», «2-аві», «2-ві», «3» - автоматично розподіляти за допомогою КП «Д-3».
2.5.2 Заяви про забезпечення позову або доказів («2-аз», «2-з» , «2-азз», «2-зз»), які надійшли до подання до суду позовної заяви автоматично розподіляти за допомогою КП «Д-3».
2.5.3 Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
2.5.4 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється між усіма суддями.
2.5.5 Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між судцями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
2.5.6 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в суді визначається головуючий суддя. Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності) та з урахуванням складу судових палат (за їх наявності).
2.5.7 Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.
Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.
У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів- членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення.
Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
У разі надходження до суду клопотань про обрання запобіжного заходу у виді тримання під вартою, про зміну іншого запобіжного заходу на запобіжний захід у виді тримання під вартою або про продовження строку тримання під вартою, під час судового провадження тощо по справам, які перебувають на розгляді колегією суддів у період тимчасової відсутності головуючого судді або судді-члена колегії (відпустка, відрядження, лікарняний тощо) зазначені клопотання реєструвати як справи з індексом «1-кс» та здійснювати автоматизований розподіл між усіма суддями.
У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення.
2.6.1 Справи з індексом «1-кс» автоматично розподіляти за допомогою КП «Д-3» серед слідчих суддів (крім справ щодо вирішення питання про відвід (самовідвід) слідчому судді або судді, який здійснює судове провадження одноособово – розподіляти іншому судді, визначеному автоматично з числа всіх працюючих суддів).
Справи з індексом «1-кс» клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), передавати раніше визначеному судді.
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (переведення судді до іншого суду, припинення повноважень, тимчасової неможливості здійснювати функції правосуддя (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, припинення розподілу судових справ перед відпусткою відповідно до Положень про автоматизовану систему документообігу суду тощо)), в таких судових справах та матеріалах проводити автоматизований розподіл судових справ за допомогою КП «Д-3».
У разі, якщо справи з індексом «1-кс» по цьому кримінальному провадженню розглядались декількома суддями - розподіляти справу судді, який розглядав справу з індексом «1-кс» по цьому кримінальному провадженню останнім.
2.6.2 Подання про застосування запобіжного заходу у виді тримання під вартою щодо осіб, затриманих в порядку ст. 208 КПК України приймаються та реєструються цілодобово включаючи вихідні, святкові та неробочі дні.
Прийом та реєстрація справ з індексом «1-кс» від правоохоронних органів (крім справ щодо обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою) здійснюється в робочий час в робочі дні та розподіляються автоматично.
У виключних випадках, у справах про тяжкі та особливо тяжкі злочини, за письмовою резолюцією голови суду, або особи яка виконує його обов’язки можуть бути прийняті, зареєстровані та розподілені згідно графіка, затвердженого головою суду у вихідні, святкові та неробочі дні справи від правоохоронних органів з індексом «1-кс», не пов’язані із застосуванням запобіжного заходу у виді тримання під вартою осіб, затриманих в порядку ст. 208 КПК України, а саме:
2.7.1 судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;
2.7.2 заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення («1-во», «1-р», «2-аво», «2-во», 2-адр», «2-др»,«2-ар», «2-р»);
2.7.3 заяви про повернення судового збору («2-асз», «2-сз»);
2.7.4 заяви про перегляд заочного рішення («2-п»);
2.7.5 заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень (заяви про видачу дублікатів виконавчих листів, подання державних виконавців тощо), подані до суду, що розглядав справу («1-в», «5», «3-в», «6», «6-а»).
У разі одночасного надходження подань щодо однієї особи про звільнення від відбування покарання та про встановлення адміністративного нагляду (індекси «1-в», «5» спочатку реєструється подання про звільнення від відбування покарання та проводиться автоматичний розподіл за допомогою автоматизованої системи документообігу. Після цього реєструється подання про встановлення адміністративного нагляду та передається судді, якого визначено за допомогою автоматизованої системи документообігу у справі за поданням про звільнення від відбування покарання щодо цієї особи.
Якщо справи розглядались не Балаклійським районним судом Харківської області проводити автоматичний розподілу судових справ за допомогою КП «Д-3».
2.7.6 матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
2.7.7 зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
2.7.8 заяв про відновлення втраченого судового провадження («1-вп», 2-в», «2-ав»);
2.7.9 заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви («2-з», «2-зз», «2-аз», «2-азз»);
2.7.10 заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом («1-о», «8», «8-а»);
2.7.11 позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів («2»);
2.7.12 скарги на дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку цивільного судочинства («4-с»);
2.7.13 справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день(«3»);
2.7.14 справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання («3»).
2.7.15 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.7.1, 2.7.3, 2.7.5, 2.7.6, 2.7.8, 2.7.11 - 2.7.14 Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу.
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених пунктами 2.7.2, 2.7.4, 2.7.7, 2.7.9, 2.7.10 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду вони розподіляються раніше визначеному судді, навіть за відсутності на час реєстрації справи такого судді на роботі (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).
2.7.16 Інші питання розподілу судових справ, які не врегульовані Засадами та Положенням вирішувати відносно Правил поєднання судових справ з довідника КП «Д-3».
2.8.1 У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.
Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.
Результатом визначення присяжних є протокол автоматичного визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Процес визначення присяжних встановлено у п. 2.5.1 – 2.5.11 Положення.
2.9.1 У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.
Суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.
Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем)
2.9.2 У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:
2.10.1 На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, за виключними обставинами.
2.10.2 Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".
2.10.3 Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається судом, який ухвалив відповідне рішення, в паперовій або електронній формі, в порядку, визначеному процесуальним законодавством.
2.10.4 На вебпорталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:
Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.
2.11.1 Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення 24 функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматизованого розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактора текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).
Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" після їх підписання автором (авторами).
У визначених законодавством випадках електронний примірник документа може бути підписано уповноваженою особою.
Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.
З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.
У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.
2.11.2 Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.
2.12.1 Електронні примірники судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
2.12.2 Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.
2.13.1 Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України (для місцевих та апеляційних судів), у порядку, встановленому зборами відповідного суду (для вищих спеціалізованих судів та Верховного Суду України).
2.13.2 Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.
2.14.1 До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.
3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
3.2 Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
3.3 Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
3.4 Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
3.5 Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
3.6 Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.
Ці Засади набирають чинності з 01 квітня 2025 року та діють до їх скасування або викладення в іншій редакції.
З дня набрання чинності цими Засадами втрачають чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу Балаклійського районного суду Харківської області, затверджені рішенням зборів суддів Балаклійського районного суду Харківської області від 20 серпня 2015 року №4 з подальшими змінами та доповненнями.
_03_03.png)
